Executive Secretary & Administrative Assistant

Bergabunglah dengan Global Infoskills sebagai Executive Secretary & Administrative Assistant di pusat Bali yang penuh semangat! Kami mencari seorang profesional yang sangat terorganisir dan proaktif untuk mendukung tim eksekutif kami dan memastikan operasional kantor berjalan lancar. Peran ini menawarkan kesempatan unik untuk berkontribusi pada perusahaan yang sedang berkembang di sektor pendidikan dan pelatihan, dengan lingkungan kerja yang dinamis dan kolaboratif di Canggu, Bali.

Sebagai Executive Secretary & Administrative Assistant, Anda akan menjadi tulang punggung operasional kantor kami. Anda akan mengelola jadwal, mengatur pertemuan, dan memastikan semua dokumen berjalan dengan baik. Anda juga akan memberikan dukungan administratif kepada tim eksekutif, termasuk mengatur perjalanan, mengelola komunikasi internal, dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis. Dengan pengalaman di bidang administrasi dan kemampuan komunikasi yang kuat, Anda akan menjadi jembatan antara tim eksekutif dan seluruh organisasi.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola jadwal dan mengatur pertemuan untuk tim eksekutif menggunakan Outlook dan Google Calendar.
• Memberikan dukungan administratif kepada tim eksekutif, termasuk mengatur perjalanan dan mengelola komunikasi internal.
• Memastikan semua dokumen dan file yang diperlukan untuk pertemuan dan acara disiapkan dengan baik.
• Mengelola dan memelihara sistem manajemen dokumen menggunakan Microsoft SharePoint atau sistem serupa.
• Mengatur dan memantau inventaris kantor, termasuk peralatan dan perlengkapan.
• Menyediakan dukungan logistik untuk acara dan pertemuan, termasuk pemesanan ruang dan peralatan.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk mengirimkan email, surat, dan pesan.
• Memberikan dukungan kepada tim eksekutif dalam pengambilan keputusan dan tugas administratif lainnya.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Sarjana atau setara dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Minimal 3 tahun pengalaman sebagai sekretaris eksekutif atau asisten administratif di lingkungan bisnis atau pemerintahan.
• Pengalaman dalam menggunakan Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace.
• Kemampuan komunikasi yang kuat, baik lisan maupun tertulis, serta kemampuan untuk bekerja dengan berbagai tingkat manajemen.
• Kemampuan untuk mengatur prioritas dan bekerja dengan tekanan waktu yang ketat.
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan dalam tim.
• Pengalaman dalam mengelola inventaris dan sistem manajemen dokumen.
• Pengalaman dalam mengatur pertemuan dan acara.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait